Cómo valorar la desviación entre coste previsto (objetivo) y coste real
Si desea ver el porcentaje de desviación entre coste previsto (objetivo) y coste real en ventanas como “Precios”, “Capitulos y partidas” etc., añada una columna de usuario al esquema, que contenga la siguiente expresión:
round((rImpObj/rImpReal)*100,2)
Obtener avances ponderados
El avance de una obra es el porcentaje ejecutado en relación con el objetivo total. La desviación del avance es el porcentaje ejecutado en relación con lo planificado a origen. Como no se pueden sumar porcentajes de cantidades de unas partidas y otras, es necesario ponderarlas aplicando un precio a la cantidad, para sumar importes.
Use el informe "Comparación de una cantidad a diferentes precios". Elija "Cantidad: 3.- Real" (ejecutada) y anote el importe total de la obra de esta cantidad por el precio objetivo. Elija "Cantidad: 4.- Objetivo" y anote el importe total de la obra de esta cantidad por el precio objetivo. Elija "Cantidad: 5.- Planificación" y anote el importe total de la obra de esta cantidad por el precio objetivo. El cociente entre el primer importe y el segundo es el avance de la obra, en tanto por uno. El cociente entre el primer importe y el tercero es la desviación del avance, en tanto por uno.
Notas:
El precio a usar puede ser también el precio real, siempre que lo use en todos los casos, o incluso el precio del presupuesto.
La cantidad ejecutada puede sustituirse por la cantidad certificada.
La cantidad objetivo puede sustituirse por la cantidad del presupuesto, especialmente si se usa en el caso anterior la cantidad certificada.
Ver la cuota de IVA de cada factura
Añada un campo de usuario en la ventana "Facturas", eligiendo "Elegir columnas visibles" en el menú contextual sobre la cabecera de las columnas de esa ventana, marcando "Usuario X", pulsando la flecha a la derecha y aceptando.
Elija "Editar campo de usuario" en el menú contextual sobre la columna recién creada y escriba la siguiente expresión en el cuadro superior del generador de expresiones:
round ((gBaseFac * gIVA) / 100, 2)
Puede redondearse la cuota con otro número de decimales cambiando el 2 por el número de decimales deseado.
Una alternativa al trabajo multiobra convencional, con una obra central y obras independientes, consiste en crear sólo la obra central y anotar como destino de cada suministro la obra a la que se destina, por lo que se acaba conociendo el coste de cada obra, aunque se pierde la posibilidad de conocer el valor de otros centros de coste.
Cómo hacer el control de varias obras a la vez
Se crea una obra central y, en ella, una entidad tipo "Obra" por cada obra que se vaya a controlar. Se crean pedidos, entregas y facturas en la obra central, detallando a qué obra se destinan sus suministros (se puede, por ejemplo, hacer pedidos generales y detallar las entregas o las facturas). La obra central informa sobre los hechos económicos y financieros del conjunto. Cuando se quiera saber cómo va una obra, se desglosa, y se sigue trabajando en la obra central.
Trabajar con una base de datos de proveedores
Para crear la obra de contratos:
Dé de alta los proveedores como entidades en una obra específica. Dé de alta los capítulos de la clasificación de familias como conceptos. Se recomienda usar codificaciones existentes, como la del cuadro Centro, del COAAT de Guadalajara. Asocie los proveedores a los capítulos de los productos que suministran, arrastrándolos desde la ventana "Entidades" a la ventana "Entidades de un concepto" del producto correspondiente. Asegúrese de cada proveedor tiene el código postal correcto.
Para asociar los proveedores:
Introduzca el código postal de la obra que va a contratar en "Archivo: Propiedades obra: Datos" y asegúrese de que está elegida la obra de contratos en "Archivo: Entorno de trabajo: Cuadros". Cree los contratos en la obra usando la misma clasificación de proveedores. Abra la obra de contratos por la ventana "Precios" y en ésta haga clic en el icono "Entidades de un concepto". Desplácese por las categorías de la ventana de precios y vea los proveedores asociados.
Para seleccionar los de una zona, añada la columna "sCPostal" con el menú "Elegir columnas visibles" sobre la cabecera de la ventana de "Entidades de un concepto". Puede ordenar por este código con el menú contextual sobre el campo de cabecera. Arrastre el o los proveedores deseados sobre cada contrato.
Anotar un abono en facturas
Use una factura normal, poniendo la cantidad abonada con signo negativo y con el mismo precio del suministro. De esta forma el precio no sufre variación pero sí la cantidad comprada.
Cómo conocer todas las facturas que se abonan en un pagaré
Escriba un texto común para cada pagaré en el campo "Nota" de los vencimientos. Abra la ventana "Ver: Compras y control: Histórico de vencimientos" y fíltrela por el campo "Nota" con la opción "Filtrar por campo" del menú contextual.
Cómo indicar que todos los suministros de una obra se consumen por imputación
Si se decide que en el cálculo del coste real de una obra todos los consumos se deben realizar por imputación, es necesario indicarlo en cada uno de los conceptos que actúan como suministros. Para ello, abra el esquema "Suministros" de la ventana “Ver: Conceptos”, seleccione todos los conceptos y seleccione la opción “Consumo por imputación” del menú contextual.
Cómo comparar entregas con facturas en la ventana "Entidades"
El campo "Facturado" del esquema "Importes de proveedores" de la ventana "Ver: Entidades" muestra los importes totales de las facturas, incluyendo impuestos y retenciones. Para poder comparar los importes de los suministros entregados en obra con los facturados, cree un campo de usuario con los importes netos de las facturas. Para ello abra el menú contextual sobre la línea de cabecera de la ventana y seleccione "Elegir columnas visibles". Haga doble clic sobre uno de los campos Usuario1 a Usuario6 que figuran en la ventana "Columnas posibles" y pulse "Aceptar".
En la ventana "Ver: Entidades", sitúese sobre un campo de la columna "Usuario1" (o el campo de usuario que acabe de añadir), abra el menú contextual y seleccione "Editar campo de usuario". En la ventana superior del "Generador de expresiones" escriba:
sFacturado-sIVA+sRetGar+sRetFis
y pulse "Aceptar".
Ver las facturas que no tienen IVA asignado
Abra la ventana “Ver: Compras y Control: Facturas”, sitúese sobre un campo de la columna “IVA” que esté vacío y elija la opción “Filtrar por campo” del menú contextual .
Ver las facturas de un solo proveedor ordenadas por fecha
Abra el esquema "Proveedores" de la ventana “Ver: Compras y Control: Facturas”, elija "Orden fecha", sitúese sobre un campo de la columna "Nombre" que muestre el proveedor cuyas facturas quiere visualizar y seleccione la opción "Filtrar por campo" del menú contextual.
En ocasiones, la mercancía que se nos ha suministrado en una entrega viene registrada en dos facturas diferentes, de modo que no es posible asignar un número de factura a este suministro.
Para poder anotar los números de factura adecuados a cada parte, sitúese sobre ese suministro, abra el menú contextual y seleccione la opción “Desdoblar”, indicando la cantidad que desea separar de la inicial. Esto creará dos suministros diferentes cuya suma total será la cantidad inicial.
Cómo ver los días en que nos han facturado los proveedores
Abra la ventana “Ver: Agenda”, sitúese sobre un campo de la columna "Facturado" que no esté vacío y seleccione la opción “Filtrar por campo” del menú contextual.
Exportación a otras contabilidades
Además de las exportaciones directas a los programas de contabilidad soportados, Presto dispone de una exportación genérica que crea un archivo de texto con los datos de proveedores, facturas y los suministros y vencimientos de las mismas, que puede ser importado posteriormente desde un programa de contabilidad. Esta exportación se realiza ejecutando “Macros: Exportar facturas”.
Borrar la medición (de cualquier esquema de precios) de algunas partidas
Seleccione la ventana "Ver: Opciones: Opciones de supresión" y marque únicamente la casilla "Mediciones del presupuesto / certificación / ejecución / objetivo / planificación", según el esquema cuya medición desee borrar. Abra "Ver: Capítulos y partidas", seleccione las partidas cuya medición quiera eliminar y pulse "Edición: Eliminar
